Os alunos da Universidade do Estado da Bahia (Uneb) passarão, a partir deste semestre, a abrir processos administrativos junto à instituição de ensino de forma inteiramente remota utilizando o módulo de peticionamento eletrônico do SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo Estadual. A expectativa da universidade – que iniciou esta semana suas aulas via mediação tecnológica – é receber cerca de 1,2 mil solicitações por mês dos estudantes por meio da ferramenta eletrônica disponibilizada pelo governo estadual.
No total, estão sendo implantados no SEI Bahia 43 diferentes tipos de processos relacionados a serviços oferecidos pela universidade aos alunos de graduação e pós-graduação. Entre os mais procurados estão, por exemplo, aproveitamento de atividades complementares, solicitação de histórico escolar, trancamento de matrícula, aproveitamento de estudos, além de requerimentos para transferência externa e interna, certidão de conclusão de curso, rematrícula em curso de graduação, integração curricular e convalidação de estudos, entre outros.
Na opinião de Cristina Weber, coordenadora do Escritório de Processos e Projetos da Uneb, grupo de trabalho vinculado à Unidade de Desenvolvimento Organizacional da universidade, o SEI Bahia vai contribuir para dar mais fluidez ao atendimento das demandas dos estudantes, que não mais precisarão se dirigir aos protocolos para abrir seus processos. “Trata-se de uma ferramenta que já foi assimilada pelos servidores estaduais, que faz parte do nosso universo. e dará mais agilidade ao trâmite dos processos”, acredita.
Cristina lembra que o sistema já vem sendo utilizado pela Uneb com sucesso para viabilizar a realização de colações de grau por webconferência. “Desde o início da pandemia, mais de 1700 formandos se cadastraram como usuários externos do SEI para poder assinar virtualmente as atas das cerimônia de colação de grau”, relata a coordenadora.
O mesmo procedimento de cadastramento como usuário externo deverá ser realizado agora pelos alunos que precisarem abrir processos administrativos por meio do SEI Bahia (ver passo a passo no manual aqui). A diferença é que, neste caso, a solicitação é feita por meio do módulo de peticionamento eletrônico, uma solução que permite a não servidores dar entrada em processos e anexar documentos ao sistema. Para facilitar a utilização do módulo pelos estudantes, a Uneb também disponibilizou um guia com orientações (veja aqui).
Economia
Cedido ao governo baiano pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI Bahia começou a ser implantado em março de 2017, sob a coordenação da Secretaria de Administração do Estado (Saeb). Desde então, os servidores já geraram mais de 2,17 milhões de processos por meio do sistema informatizado.
Levando em conta o tamanho médio dos processos, a estimativa é de que o Estado tenha deixado de consumir no período mais de 326 milhões de folhas de papel. O número significa uma preservação de 16,3 mil árvores e uma economia superior a R$ 65,1 milhões para os cofres públicos.
